Politique de conservation et de suppression des données personnelles

Les services dentaires proposés par MSc. Dt. Aykut Koşun sont fournis par AK 212 Bayrampaşa Diş Sağlığı Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi.

La présente Politique de conservation et de suppression des données à caractère personnel définit les procédures et principes relatifs à la conservation et à la suppression des données à caractère personnel traitées par AK 212 Bayrampaşa Diş Sağlığı Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi en sa qualité de responsable du traitement conformément à la législation applicable.

1. Introduction

1.1 Objet

La présente Politique de conservation et de suppression des données à caractère personnel (« Politique ») a été élaborée dans le cadre de la législation applicable. AK 212 Bayrampaşa Diş Sağlığı Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (ci-après dénommée la « Société ») applique la présente Politique conformément aux principes fondamentaux reconnus au niveau national concernant la suppression, la destruction ou l’anonymisation des données à caractère personnel.

La Politique définit le cadre et les principes régissant les opérations de suppression, de destruction et d’anonymisation requises par la législation applicable.

Le troisième paragraphe de l’article 7 de la loi relative à la protection des données à caractère personnel (« Loi ») prévoit que les procédures et principes relatifs à la suppression, à la destruction ou à l’anonymisation des données à caractère personnel doivent être réglementés par voie de règlement.

Conformément à cette disposition et à l’article 22, paragraphe 1, point e), de la Loi, le Règlement relatif à la suppression, à la destruction ou à l’anonymisation des données à caractère personnel (« Règlement ») a été élaboré par le Conseil de protection des données à caractère personnel (« Conseil ») et publié au Journal officiel n° 30224 du 28 octobre 2017.

Conformément au règlement susmentionné, la présente Politique a pour objet de définir, conformément au Règlement, les procédures et principes applicables à la suppression, à la destruction ou à l’anonymisation des données à caractère personnel traitées par la Société dans le cadre de ses activités.

1.2 Champ d’application

La présente Politique couvre les données à caractère personnel concernant les employés de la Société, les candidats à un emploi, les visiteurs, les tiers avec lesquels la Société coopère ainsi que le personnel de tiers travaillant au sein de la Société.

La présente Politique s’applique à tous les environnements d’enregistrement dans lesquels sont traitées des données à caractère personnel détenues ou gérées par la Société ainsi qu’à toutes les activités impliquant le traitement de données à caractère personnel.

1.3 Abréviations et définitions

Terme	Définition
Groupe de destinataires	Catégorie de personnes physiques ou morales auxquelles les données à caractère personnel sont transférées par le responsable du traitement.
Consentement explicite	Consentement relatif à une question déterminée, donné librement et après information.
Anonymisation	Processus consistant à rendre les données à caractère personnel impossibles à associer, en aucune circonstance, à une personne physique identifiée ou identifiable, même en les rapprochant d’autres données.
Environnement électronique	Environnements dans lesquels les données à caractère personnel peuvent être créées, lues, modifiées et enregistrées au moyen de dispositifs électroniques.
Environnement non électronique	Tous les environnements écrits, imprimés, visuels et similaires autres que les environnements électroniques.
Personne concernée	La personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées.
Suppression	La suppression, la destruction ou l’anonymisation des données à caractère personnel.
Loi	Loi n° 6698 relative à la protection des données à caractère personnel.
Données à caractère personnel	Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Conseil	Conseil de protection des données à caractère personnel.
Autorité	Autorité de protection des données à caractère personnel.
Sous-traitant	Personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement sur la base de l’autorisation accordée par celui-ci.
Responsable du traitement	Personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel et qui est responsable de la mise en place et de la gestion du système d’enregistrement des données.
Règlement	Règlement relatif à la suppression, à la destruction ou à l’anonymisation des données à caractère personnel, publié au Journal officiel n° 30224 du 28 octobre 2017.

2. Responsabilités et répartition des tâches

Tous les services et employés de la Société apportent un soutien actif aux services responsables dans la mise en œuvre des mesures techniques et administratives adoptées dans le cadre de la présente Politique.

Cela comprend la formation et la sensibilisation des employés, la surveillance continue, la prévention de l’accès illicite aux données à caractère personnel et de leur traitement illicite, ainsi que la garantie d’une protection appropriée des données à caractère personnel dans tous les environnements où elles sont traitées.

Fonction	Service	Responsabilités
Responsable informatique	Informatique	Veiller à ce que les processus respectent les durées de conservation, gérer le processus périodique de suppression, de destruction ou d’anonymisation et effectuer les audits et contrôles nécessaires.
Responsable du service comptable	Comptabilité	Surveiller les durées de conservation et contrôler les obligations relatives à la conservation des livres et documents résultant de la législation commerciale et fiscale.
Responsable des ressources humaines	Ressources humaines	Surveiller les durées de conservation des données du personnel, mettre en œuvre les processus périodiques de suppression, de destruction ou d’anonymisation et gérer les demandes correspondantes.

3. Environnements d’enregistrement

Les données à caractère personnel sont conservées par la Société de manière licite et sécurisée dans les environnements électroniques et non électroniques indiqués ci-dessous.

Environnements électroniques	Environnements non électroniques
Serveurs, domaine, systèmes de sauvegarde, de messagerie électronique, de bases de données, web et de partage de fichiers	Papier
Logiciels bureautiques et dispositifs de sécurité informatique	Systèmes manuels d’enregistrement des données
Appareils mobiles	Supports écrits, imprimés et visuels
Disques optiques et supports de stockage amovibles	Dossiers et classeurs
Ordinateurs de bureau et portables	Autres environnements physiques d’enregistrement

4. Informations relatives à la conservation et à la suppression

La Société conserve les données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses activités conformément à la KVKK et à la législation applicable et procède à leur suppression, destruction ou anonymisation lorsque cela est nécessaire.

4.1 Informations relatives à la conservation

Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée prévue par la législation applicable ou aussi longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, à condition qu’elles restent pertinentes, limitées et proportionnées à ces finalités.

4.1.1 Fondements juridiques nécessitant la conservation

La Société conserve les données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses activités pendant les durées prévues par la législation applicable.

Loi n° 213 sur la procédure fiscale
Loi fondamentale n° 3359 sur les services de santé
Loi n° 4857 sur le travail
Loi n° 5510 sur l’assurance sociale et l’assurance maladie générale
Code turc des obligations n° 6098
Code de commerce turc n° 6102
Loi n° 6331 sur la santé et la sécurité au travail
Loi n° 6698 relative à la protection des données à caractère personnel
Règlement relatif aux établissements de santé privés fournissant des services de santé bucco-dentaire
Règlement relatif aux droits des patients
Autres dispositions législatives et réglementaires secondaires applicables actuellement en vigueur

4.1.2 Finalités du traitement nécessitant la conservation

Gestion des processus de sécurité de l’information
Veiller à ce que les activités soient menées conformément à la législation applicable
Gestion des processus financiers et comptables
Assurer la sécurité des locaux
Gestion des activités de communication
Gestion des processus de ressources humaines
Gestion des activités de santé et de sécurité au travail
Gestion des processus d’achat de biens et de services
Gestion des processus contractuels
Suivi des demandes et des réclamations
Fourniture de services de diagnostic médical, de traitement et de soins
Transmission d’informations aux personnes, institutions et organisations autorisées
Gestion des activités administratives et opérationnelles

4.2 Motifs nécessitant la suppression

Les données à caractère personnel sont supprimées, détruites ou anonymisées par la Société d’office ou à la demande de la personne concernée dans les circonstances suivantes.

Modification ou abrogation des dispositions législatives constituant le fondement du traitement
Disparition de la finalité nécessitant le traitement ou la conservation des données à caractère personnel
Lorsque le traitement repose uniquement sur le consentement explicite, retrait de ce consentement par la personne concernée
Acceptation d’une demande de suppression ou de destruction présentée par la personne concernée
Expiration de la durée maximale nécessitant la conservation des données à caractère personnel

5. Mesures techniques et administratives

La Société prend les mesures techniques et administratives nécessaires afin d’assurer la conservation sécurisée des données à caractère personnel, de prévenir leur traitement illicite et tout accès non autorisé et de garantir leur suppression, destruction ou anonymisation conformément à la législation.

5.1 Mesures techniques

La sécurité des réseaux et des applications est assurée.
Des mesures de sécurité sont mises en œuvre dans les systèmes informatiques.
La sécurité des données à caractère personnel stockées dans des environnements cloud est assurée.
Des pare-feu sont utilisés.
Les données à caractère personnel font l’objet de sauvegardes sécurisées.
Des contrôles des comptes utilisateurs et des autorisations sont mis en œuvre.
Des méthodes de chiffrement sont utilisées lorsque cela est nécessaire.
Des mesures destinées à prévenir la perte de données sont mises en œuvre.

5.2 Mesures administratives

Les autorisations d’accès des employés qui changent de fonction ou quittent la Société sont révoquées.
Des engagements de confidentialité sont mis en œuvre.
Des mesures de sécurité sont mises en œuvre pour les environnements physiques contenant des données à caractère personnel.
Les environnements physiques d’enregistrement sont protégés contre les incendies, les inondations et les risques externes similaires.
Une attention particulière est accordée à la limitation des données à caractère personnel traitées au minimum raisonnablement nécessaire.

6. Méthodes de suppression des données à caractère personnel

À l’expiration de la durée prévue par la législation applicable ou de la durée de conservation requise pour les finalités du traitement, les données à caractère personnel sont supprimées, détruites ou anonymisées conformément à la législation applicable.

6.1 Suppression des données à caractère personnel

Environnement d’enregistrement des données	Description
Environnement physique	Des méthodes de caviardage ou de conservation sécurisée empêchant l’accès des utilisateurs concernés sont appliquées.
Serveurs	Les autorisations d’accès des utilisateurs aux données dont la durée de conservation a expiré sont révoquées et les données concernées sont supprimées.
Bases de données	L’accès aux données concernées est empêché par l’ajustement des rôles et autorisations des utilisateurs.
Appareils portables	L’accès des utilisateurs aux fichiers et aux données est empêché.

6.2 Destruction des données à caractère personnel

Environnement d’enregistrement des données	Description
Environnement physique	Les données à caractère personnel conservées sur support papier sont détruites par déchiquetage de manière à empêcher leur récupération.
Environnement électronique	Des méthodes de destruction physiques ou logicielles sécurisées et adaptées au support d’enregistrement sont utilisées afin de garantir que les données ne puissent pas être récupérées.

6.3 Anonymisation des données à caractère personnel

L’anonymisation des données à caractère personnel consiste à rendre ces données impossibles à associer à une personne physique identifiée ou identifiable, même lorsqu’elles sont rapprochées d’autres données.

7. Durées de conservation et de suppression

La Société détermine les durées de conservation applicables aux données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses activités conformément à la législation applicable, à l’Inventaire des traitements de données à caractère personnel et aux enregistrements VERBİS.

Processus	Durée de conservation	Délai de suppression
Processus de ressources humaines concernant les employés	15 ans à compter du départ de l’employé	Au cours de la première période semestrielle de suppression suivant l’expiration de la durée de conservation
Processus relatifs aux candidats à un emploi	1 an à compter de la date de candidature	Au cours de la première période semestrielle de suppression suivant l’expiration de la durée de conservation
Relations contractuelles	10 ans à compter de la fin du contrat	Au cours de la première période semestrielle de suppression suivant l’expiration de la durée de conservation
Enregistrements de vidéosurveillance	30 jours à compter de la date de l’enregistrement	Automatiquement à l’expiration de la durée de conservation
Processus comptables et financiers	10 ans à compter de la date de l’enregistrement	Au cours de la première période semestrielle de suppression suivant l’expiration de la durée de conservation
Processus relatifs aux dossiers des patients	20 ans à compter de leur création	Au cours de la première période semestrielle de suppression suivant l’expiration de la durée de conservation

8. Période de suppression périodique

Conformément à l’article 11 du Règlement, la Société a fixé à six mois la période de suppression périodique. En conséquence, la Société procède aux opérations périodiques de suppression, de destruction ou d’anonymisation en juin et en décembre de chaque année.

9. Publication et conservation de la Politique

La Politique est publiée sous forme imprimée et électronique et peut être mise à la disposition du public par l’intermédiaire du site internet. Un exemplaire signé est conservé dans les dossiers correspondants de la Société.

10. Mise à jour de la Politique

La Politique est mise à jour lorsque cela est nécessaire ou lorsque des modifications interviennent dans les activités de traitement des données à caractère personnel ou dans la législation applicable.

11. Entrée en vigueur de la Politique

La présente Politique entre en vigueur à la date de sa publication. Les versions antérieures de la Politique qui ne sont plus en vigueur sont conservées conformément aux procédures applicables de tenue des registres et de conservation de la Société.

Responsable du traitement